Gestión de tiempo y organización de tareas.

Gestión de tiempo y organización de tareas.

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A la hora de realizar cualquier tarea, ya sea de nuestro trabajo o a nivel personal, es indispensable optimizar y utilizar bien tu tiempo esto te permitirá  no solo cumplir con tus tareas en el tiempo estimado  sino que además conseguirlo  con un resultado final  más que satisfactorio.

Recuerda que no eres más eficiente porque realices más tareas en menos tiempo si luego esas tareas no resultan efectivas, por ello es indispensable priorizar tus tareas, hacer aquello que es más importante y bien.

A continuación, compartimos contigo 9 claves para que consigas gestionar tu tiempo y organizar tu tareas de manera eficaz.

Ordenar la mesa de trabajo: disponer de una mesa de trabajo despejada y organizada es fundamental para aprovechar el tiempo, de esta manera  podemos comenzar con nuestro trabajo inmediatamente y con mayor productividad debido a que tenemos toda la información que necesitamos a mano. Recuerda que una mesa ordenada es el reflejo de una mente ordenada.

Usar agendas: Una agenda es la principal herramienta de la organización ya uqe en ella se lleva registro preciso de señalamientos, vencimientos y citas. No importa el formato de la agenda tanto si es un cuaderno como si es una aplicación de móvil o un programa de ordenador, lo importante es mantenernos la tanto de lo que ella contienen además de actualizarla continuamente.

Lista de tareas: Tener un itinerario de actividades a realizar a corto, medio o largo plazo es fundamental para una mejor optimización del tiempo. A esta agenda se le irán tachando las tareas realizadas, resaltando las pendientes y se le irán añadiendo nuevas actividades que surjan, es recomendable realizar esta acción al concluir la jornada.

Establecer prioridades: Una vez realizada tu lista con las tareas a desarrollar durante el día, semana o mes se ha de proceder a priorizar las mismas estableciendo un orden o jerarquía para ser realizadas asignándole un tiempo aproximando a cada una de ellas. Debemos empezar por las tareas con mayor prioridad, debido a que estás pueden suponer un gran esfuerzo mental y físico es conveniente intercalarlo con tareas más sencillas a las que se les dedique menor tiempo.

Conocer tu ritmo de trabajo: Cada persona tiene un ritmo diferente de trabajo, ya que la energía para realizarla fluctúa hasta alcanzar un nivel máximo para después descender. Por este motivo debemos conocer nuestro ritmo de trabajo personal para sacar mejor partido a los periodos de tiempo en los que nuestro rendimiento es más elevado o, por el contrario, menor. En el primer caso llevaremos a cabo tareas más complejas y en el segundo tareas más sencillas.shutterstock_94543312

Asignación de tiempos: a la hora de asignar lapsos de tiempo a cada tarea hmos de tener en cuenta 4 puntos: durante las primeras horas de la jornada se dispone de una mayor capacidad de concentración; la mayor capacidad de concentración durante una tarea dura entre 25 y 35 minutos; en aquellos tiempos en los que las concentración es menor se deben asignar tareas secundarias y auxiliares; contar con un plan b nos ayudará a mantener cierto orden en el caso de que nuestra organización se vea afectada por cualquier imprevisto.

Interrupciones: Las interrupciones son incompatibles con una eficaz gestión del tiempo por ello debemos poner medidas para evitar distracciones, llamadas mensajes…etc.

Descansar: Establecer una serie de descansos entre tarea y tarea de 5 min cada 35 minutos o  de 15 a 30 minutos cada 2 horas.

Respetar el tiempo de los demás: al igual que a ti te lleva un tiempo organizar tus tareas y tu tiempo a los demás les ocurre lo mismo, por ello intenta respetar el tiempo de los, sobre todo en aquellas tareas que se realizan en grupo, una buena comunicación ayudará a que no haya un  mal entendido.

Como ves no es difícil empezar a poner un orden en tu vida o en tu trabajo, empieza ahora ya que cada minuto vale oro y es conveniente aprovecharlo al máximo.